Mekan Planlaması Etkinlik Planlayıcısı Kılavuzu



Mükemmel Olan Etkinlik Mekânını Bulma Mekan

En iyi etkinlik alanına veya mekanına karar vermek, etkinliğinizin başarısı için kritik önem taşır. Mekan planlaması zaman alıyor olsa da, ezici hissetmek zorunda değildir. Birçok profesyonel olay plancısı ve amatör için, aslında eğlenceli bir meydan okuma olabilir.

Planladığınız olayın türünü ve amacını önceden belirlediğinizi farz edersek, mekanı seçme sürecine başlarken göz önüne alınması gereken bir çok faktör var.

Aşağıdakiler bu yol haritası, mükemmel olay alanını seçme adımlarını atmanıza yardımcı olacaktır.

Hedef Kitlenizi belirleyin ve Misafir Listenizi Bilirsiniz

Bilmeniz gereken en önemli bilgilerden biri olan bir etkinliğin mekân planlaması konuklarınızın kim olacağı ve kaç katılacağını umduğunuz zaman. Olay türü, kesinlikle mekan seçimini bildirirken, bir etkinlik alanı için en büyük kısıtlayıcı faktörlerden biri kapasitesidir. Konuk sayısının en azından kesin bir tahmini (bir aralık olabilir) bildiğinizden emin olun, çünkü bu, mekan seçeneklerinizi hemen sınırlar. Ayrıca kitlenizi de düşünmelisiniz. Mekanın yalnızca olayın değil misafirlerin zevk ve beklentilerini de yansıttığından emin olun.

Etkinlik Tarihlerini Belirle

Takviminizi kontrol edin, çünkü zamanlama, seçim mekanınız da dahil olmak üzere birçok kararları etkileyecektir. Misafir listenizden sonra etkinliğinizin tarihi bir sonraki sınırlayıcı faktör olacaktır.

Planladığınız olayın hangi türüne bağlı olarak, istediğiniz mekanı bulmak için etkinlik tarihe esnek olmanız gerektiğini veya tarihe ulaşmak için mekan seçiminizde esnek olması gerekebileceğini görebilirsiniz İstediğiniz. Kendinizin veya müşterinizin nerede esnek olduğunu bilerek mekan planlamaya başlamalısınız.

Aşağıda dikkat edilmesi gereken sorular var:

  • Misafirleriniz, programlarına göre ne zaman katılabilirsiniz?
  • O mekânlar için hangi alanlarda uygun ve kullanılabilir alanlar var?
  • Yönetim ekibinin etkinliği ne zaman yapması için en uygun zaman nedir?

Bütçenizi Hesapla

Açık uçlu bir bütçeyle herkes harika bir etkinlik planlayabilir ve mekan seçimlerinin sonsuz bir seçimine sahip olabilir. Ancak, muhtemelen finansal kaynaklarınız sınırlıdır ve etkinliğinizin bütçesi basit bir topraklama tahmini veya aralığı olsa bile, finansal sınırlamaların başlangıcından haberdar olmanız gerekir. Bir etkinlik planlayıcı her zaman makul bir bütçe dahilinde harika bir etkinlik planlayabilir.

  • Mekânlar mekan, teknik ve yemek masrafları için bütçenizin parametrelerine giriyor mu?
  • Hizmetlere olumlu bir oran üzerinde görüştünüz ve rolünüzün değerini gösterdiniz mi?
  • Satır öğesi giderleri planı aştığında bütçenize esneklik sağladınız mı?

Farklı Yerleri Belirle

Konuk listesi numaraları ve olası etkinlik tarihleri ​​daraldığında, olayın tutulabileceği yerleri belirlemek önemlidir. Oteller ve etkinlik veya konferans merkezleri, kurumsal etkinlikler ve düğün resepsiyonu için en popüler etkinlik mekanlarından bazılarıdır ancak tek seçenek değildir.

Bu, düşüncenizde yaratıcı olmanın bir zamanı. Aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

  • Toplantının temasına dayanarak, en iyi üç yer akla geliyor?
  • Misafirleriniz bu toplantıya nereye katmayı tercih edecekler?
  • Misafirleriniz için en uygun ne olacak?
  • Otel dışında, beklenmedik yerler RSVP oranını artırabilir mi?

Doğru Olay Türü Türünü Bulun

Seçtiğiniz mekan, planladığınız olayın türü için uygun bir alana sahip olmalıdır. Etkinliğiniz bir dans pistine mi ihtiyaç duyuyor? Bir PA sistemine ihtiyacınız var mı? Konuşmacının podyumuna veya projektör ekranına ne oldu? Ne tür bir masa düzeneğine ihtiyacınız var? Bu tür soruların yanı sıra, kendinize sormanız gereken en önemli mekan hazırlığı sorularından bazıları:

  • Etkinlik mekanı programınızın veya etkinliğinizin özel ölçütlerini karşılıyor mu?
  • Mekan, üretim, eğlence, A / V, ses ve diğer teknik gereksinimlerinizi karşılayabilir mi?
  • Tesisin durumu, kuruluşunuzun yüksek standartlarını yansıtmaktadır mı?

Mekân Servislerini ve Sınırlamaları Düşünün

Doğru türde bir etkinlik alanı bulmanın yanı sıra, mekan tarafından sunulan diğer hizmet türlerine bakmak ve değerini etkinliğinize göre vermek isteyeceksiniz. Bazı mekânlarda, diğer servisler için satıcıları veya tedarikçileri bulmak için çalışmanız gereken tercih edilen bir satıcı listesi bulunur. Diğer mekanların dekor hakkında kısıtlamalar ya da olayın diğer yönleri var. Sorulması gereken bazı sorular şunlardır:

  • Bu mekan, iyi park etme seçenekleri veya valisi sunuyor mu?
  • Bu mekan güvenlik sunuyor mu?
  • Bu mekan catering, çiçek düzenlemeleri, çarşaf ve masa kiralama gibi ek hizmetler sunuyor mu?
  • Bu mekanın kurulum ve temizleme ekibi var mı?
  • Bu mekan, çalıştığı diğer satıcıları kısıtlıyor mu?
  • Bu mekanda yiyecek ve içecek minimumları var mı?

Venue Reputation'ı düşünün

Bir mekanın hizmet için verdiği önem kritik öneme sahiptir. Bu genellikle iyi bir etkinlik tutma ve harika bir etkinlik oluşturma arasındaki farktır. Bir mekanın tesislerini, personelini ve müşterilerini yönetme biçimi daima hatırlanacaktır. Bir mekanın itibar değeri konusunda bir fikir edinmek için şu soruları dikkate alın:

  • Konferans yöneticisinin, yemek yöneticisinin veya yönetici şefin görevi nedir?
  • Yönetim size VIP müşterisi mi yoksa birden fazla programdan biri mi gibi davranacak?
  • Mekan size ne kadar esneklik kazandırmak ister?
  • Onların referansları veya eleştirileri var mı?
  • Mekan sizinle benzer olaylardan fotoğraflar sunuyor mu?

Bir Salon Ziyaretini Planla

Lojistik ve zaman tamamen önleyemediği sürece, her etkinlik planlayıcısı herhangi bir mekana müdahale etmeden önce bir saha denetimi yapmalıdır.Resimler son derece yararlı olabilir, ancak yalnızca şahsen değerlendirilebilecek pek çok yön vardır. Otoparktan girişe ve olay alanından banyolara kadar her şeyi içeren bir mekan arayın. Yaptığınıza sevindiniz!

Müşteri Tercihlerini Dahil Edin

Gün sonunda, etkinlik planlayıcıları, mekan önerilerini müşterilerine (şirket yöneticileri ya da yönetim ya da bir dış müşteri gibi bir iç müşteri olsalar da) sunmalı ve onayları almalıdır. Mekan planlama aşamasında müşteri ile ilgili olarak kendinize sormanız gereken tek soru, müşteri önerimi onaylayacak mı? Bu soruna güvenle cevap verebilmek için müşterinin beklentilerini ve tercihlerini en başından anladığınızdan emin olmalısınız.